Das Schreiben und Drucken von Briefen in Microsoft Word ist eine ziemlich einfache Aufgabe, die alle virtuellen Assistenten beherrschen müssen. Dennoch wurde mir kürzlich eine Frage gestellt, auf die ich eigentlich keine Antwort wusste. Ich wurde gefragt: “Was sind die Maße, um den Adressblock in einem Brief an der richtigen Stelle zu platzieren, damit er in einem Fensterumschlag erscheint?” Nun, ich dachte, das ist sicher eines dieser Dinge, die man einfach weiß. Ich weiß einfach, wo ich ihn platzieren muss, damit er mit dem Fenster übereinstimmt, genauso wie ich einfach weiß, wo genau ich den Brief falten muss, damit er ordentlich gefaltet wird. Vielleicht ist es ein eingebauter sechster Sinn der Sekretärin? Nein, das bezweifle ich, es sind wohl eher die vielen Jahre des Ausprobierens, der Frustration und der Papierverschwendung, als ich noch eine angestellte Sekretärin war!

Nun, das ist schön für diejenigen von uns, die diese großartigen Fähigkeiten zum Tippen und Falten von Briefen haben, aber was ist mit denen, die sie nicht haben, Ihre Kunden zum Beispiel? Als Ergebnis dieses Gesprächs wurde ich dann gefragt, ob ich einen Vorlagen-Briefkopf für meine Kunden erstellen könnte, damit sie sicherstellen können, dass ihr Adressblock immer an der richtigen Stelle steht, also dachte ich, ich würde ihn mit Ihnen teilen.

Es ist wichtig, daran zu denken, dass es möglich ist, dass die Positionierung des Fensters je nach Hersteller leicht variiert, aber im Großen und Ganzen sollten diese Maße für die meisten Briefumschläge funktionieren. Die Größe und Position des Standardfensters (ein linkes Fenster) ist für alle kommerziellen Fensterumschläge gleich, unabhängig von der Größe des Umschlags. Es ist 9 cm breit und 3,45 cm tief. Es ist 2 cm von der linken Seite des Umschlags und 1,2 cm von der Unterseite des Umschlags positioniert.

Erstellen Sie Ihren Adresscontainer

Öffnen Sie zunächst ein neues Microsoft Word-Dokument. Dann verwenden wir entweder eine Absatzformatierung oder ein Textfeld oder einen Rahmen, um unsere Adresse zu positionieren. Bei meiner Vorlage habe ich mich für die Verwendung eines Textrahmens entschieden, da ich der Meinung bin, dass dadurch Benutzerfehler durch versehentliches Verschieben des Textrahmens und damit eine falsche Ausrichtung ausgeschlossen werden. Sie könnten die Adresse genauso gut direkt in das Dokument einfügen, indem Sie die Absatzformatierung verwenden, um die Ausrichtung des Adressblocks festzulegen.

Um einen neuen Textrahmen einzufügen, klicken Sie auf Einfügen > Textrahmen > Textrahmen zeichnen

 

klicken Sie dann an eine beliebige Stelle in Ihrem Dokument und zeichnen Sie einen kleinen Textrahmen. Die Größe ist an dieser Stelle eigentlich egal, da wir die Abmessungen in den Eigenschaften des Textrahmens einstellen werden.

Größe und Positionierung
Klicken Sie nun mit der rechten Maustaste in Ihr Textfeld und wählen Sie “Weitere Layout-Optionen”. Wählen Sie zunächst die Registerkarte “Position” und nehmen Sie die Einstellungen wie in der Abbildung unten vor. Da die Ränder in verschiedenen Dokumenten variieren können, ist es wichtig, dass Sie die absolute Position relativ zur Seite und nicht den Rand einstellen:

Horizontale Ausrichtung – setzen Sie die absolute Position auf 2 cm rechts von der Seite
Vertikale Ausrichtung – setzen Sie die absolute Position auf 5,5cm unterhalb der Seite
Vergewissern Sie sich, dass die Optionen zum Verschieben von Objekten mit Text nicht aktiviert sind, um zu verhindern, dass sich das Textfeld bei der Bearbeitung des Briefs verschiebt.

Wählen Sie als nächstes die Registerkarte “Größe” und stellen Sie die Größe wie im Bild unten ein:

Im ersten Abschnitt stellen Sie die Höhe auf 3,45 cm ein.
Im nächsten Abschnitt stellen Sie die Breite auf 9 cm ein.
Wenn Sie fertig sind, klicken Sie auf “ok”.